Mit dem richtigen Collaboration-Tool die vorhandenen Ressourcen um 30 Prozent steigern
Bei Kanal-übergreifenden Online-Kampagnen ist das gesamte digitale Know-how gefragt. Von SEO- und SEA-Expertise über Social Media und Display-Advertising bis hin zum E-Mail- und Affiliate-Marketing sowie der Webanalyse. Deadlines, Budgets und Erwartungen müssen gemanagt und alle Beteiligten orchestriert werden. Doch das heißt in der Praxis oft: Unzählige Mails, überlange Status-Meetings und ausufernde Excel-Tabellen – also genau die falschen Werkzeuge, um Kollaboration erfolgreich umzusetzen.
Bei einem Blick auf die aktuellsten Trends im Online-Marketing findet man eine Menge fachspezifischer Themen: Voice Search, Featured Snippets, Messenger-Marketing oder Personalisierung. Das Thema mit dem größten Potenzial hingegen – das Management, also die Zusammenarbeit untereinander – wird links liegen gelassen und ignoriert. So werden eine Menge Steine gestapelt und dabei ganz vergessen, das Schloss zu bauen.
In eurem Tagesgeschäft läuft es ähnlich ab? Das könnt ihr schnell ändern! Mit der richtigen Collaboration-Software (zum Beispie factro, Trello oder Asana) wird eure nächste Kampagne auch organisatorisch zum Erfolg. Das passende Tool und drei einfache Basics reichen bereits aus, um kollaborative Strukturen zu schaffen und eure vorhandenen Ressourcen um bis zu 30 Prozent zu steigern.
3 Basics um eure Kampagnen-Prozesse zu entstauben
1) Kommunikations-Chaos vermeiden – alles in einem Tool
Das Management von Online-Marketing-Kampagnen erfordert extrem viel Planung und Zusammenarbeit. Anstatt für Abstimmungen und Status-Aktualisierungen E-Mails, Slack-Chats oder Excel-Dokumente zu verwenden, sollte die Kommunikation zentral über ein Tool erfolgen. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder im Team über alle Fortschritte informiert wird und weiß, was als Nächstes getan werden muss.
- Klare Verantwortlichkeiten – ohne das Delegieren von Aufgaben über Verteiler
- Aufgabenbezogene Kommunikation – ohne „E-Mail-Zusammenfassungen“, in denen sich mehrere Aufgaben verstecken, die von verschiedenen Personen zu erledigen sind
- Abgestimmte Prioritäten und Timings – ohne alle Mails und Chat-Nachrichten auf Wichtigkeit zu prüfen und Rückfragen zu stellen
- Die neuesten Kommentare auf einen Blick erkennen – ohne Nachrichten detektivisch durchforsten zu müssen, weil der größte Teil aus automatisch angehängten Signaturen besteht.
2) Externe Dienstleister in den Arbeitsablauf integrieren
Kampagnen-Management bedeutet auch, mit Agenturen, Designern und anderen externen Parteien zusammenzuarbeiten. Diese sollen zwar an den richtigen Stellen im Projekt involviert werden, ohne ihnen direkt den Schlüssel ins eigene Königreich zu geben. Genau hierfür haben viele Collaboration-Tools die Funktion, (kostenlose) Gastnutzer mit eingeschränkten Rechten einzubinden.
Ein smartes Feature, um Agenturen Zugang für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu geben. Externe Mitarbeiter können so die für sie relevanten Informationen einsehen, Aufgaben kommentieren, Dokumente hinzufügen und Checklistenpunkte abhaken, aber keine neuen Aufgaben anlegen oder Verantwortung übernehmen.
Auf diese Weise kann die gesamte Kommunikation aufgabenbezogen und transparent erfolgen – ohne mit Drittparteien auf separate Weise, zum Beispiel per E-Mail, arbeiten zu müssen. Außerdem sehen alle Beteiligten direkt, woran gerade und wie lange gearbeitet wird. Optimal, um die Erwartungen zwischen Agentur und Kunde zu managen und bei Bedarf direkt Feedback zu geben.
3) Mit Kampagnen-Vorlagen massiv Zeit sparen
The same procedure as every year, James. Ob Karneval, Fußball-WM oder Black Friday – die meisten Marketing-Kampagnen wiederholen sich in regelmäßigen Abständen. Wenn ihr oft die gleichen Schritte und To-dos für eure Kampagnen erledigen müsst, könnt ihr sie in einem Collaboration-Tool bequem als Vorlage mit entsprechenden Aufgaben und zeitlichen Abhängigkeiten, Beschreibungstexten sowie Checklisten abspeichern: Landingpage aufbauen, Visuals briefen, Google-Ads-Anzeigentexte erstellen, Facebook-Postings vorbereiten, Mailings konzipieren und und und.
So spart ihr bei der Kampagnen-Planung in Zukunft massiv Zeit, vergesst keine wichtigen Schritte und etabliert echte Standards im Online-Marketing. Und das unabhängig davon, ob es Neuzugänge im Team gibt oder die Agentur gewechselt wurde. Mit einsatzfertigen Vorlagen könnt ihr die Aufgaben einfach verteilen und direkt loslegen.
Der eigentliche Clou kommt aber noch: Bei jeder euer Kampagnen könnt ihr die neu gewonnenen Erkenntnisse in eure Vorlage einbauen. Auf diese Weise vermeidet ihr, dieselben Fehler zu wiederholen und könnt euren Kampagnen-Plan für das nächste Mal optimieren. Retrospektiven und Lessons Learned können also direkt übernommen werden.
Let‘s collaborate: Tool wählen und im Team starten!
- Usability: Mit welchem Tool kommt euer Team am besten zurecht?
- Datenschutz: Ist für euch ein deutscher Server-Standort wichtig?
- Funktionsumfang: Benötigt ihr zum Beispiel „Zeiterfassung“ und „projektübergreifende Dashboards“?
- Support: Habt ihr gerne greifbare Ansprechpartner oder reichen FAQs?
- Schnittstellen: Welche Schnittstellen sind für euch zwingend notwendig?
Als Inspiration für den schnellen Einstieg gibt es hier eine Kurzvorstellung drei der bekanntesten Collaboration-Tools. Wenn ihr ein Tool bei euch einführen wollt, testet am besten mehrere Programme vorher in einem kleinen Team. Schaut, womit ihr am besten klarkommt und was euch bei der Planung, Organisation und Steuerung von Online-Marketing-Kampagnen optimal unterstützt:
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