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Tipps aus der Agenturpraxis: Redaktionstelefonate gezielt vorbereiten und führen

18.April 2008 - Public Relations -

Redaktionstelefonate sind nach wie vor ein wichtiges PR-Instrument in der alltäglichen PR Arbeit. Sie ermöglichen den Aufbau von vertrauensvollen Kontakten zu den Journalisten und erhöhen die Chance auf eine kontinuierliche Berichterstattung. Von entscheidender Bedeutung ist der Zeitpunkt der Gespräche. Im Gegensatz zu der häufig gängigen Praxis von vielen PR Agenturen, nach dem Versand einer Pressemitteilung den Medien die nebensächliche Frage nach dem Erhalt der Pressemitteilung zu stellen, empfiehlt sich eine offensive Aktion vor dem Versand. Dieses Vorgehen bietet unterschiedliche Vorteile. Ein attraktiver Nutzen besteht beispielsweise darin, den Medien, je nach Thema und Anlass, Kooperationen, Interviews und Verlosungen anzubieten. Weiter wird im Gespräch ermittelt, ob Interesse an weiteren Informationen und Bildmaterial besteht.

Damit die Gespräche auch zum Erfolg führen und möglichst in einer Veröffentlichung münden, lohnt sich eine gute Vorbereitung allemal. Die sorgfältige Identifizierung der wichtigen Schlüsselmedien  auf der Basis von Zielgruppen und Reichweiten stellt eine wichtige Grundlage dar. Die Anzahl der zu kontaktierenden Schlüsselmedien ergibt sich aus Anlass und Inhalt der Pressemitteilung. Ebenso elementar ist es, den richtigen Ansprechpartner nicht nur zu ermitteln, sondern auch tatsächlich zu erreichen. Dazu sind bisweilen mehrere Anläufe notwendig, weil der Journalist nicht am Platz, im Urlaub oder aus anderen Gründen persönlich nicht zu sprechen ist.

Ansprache und Gesprächsführung

Die Ansprache ist das A und O. Ein Lächeln auf den Lippen ist auch am Telefonhörer wahrnehmbar und erleichtert die Kommunikation. Im Idealfall wird der Journalist mit seinem Namen angesprochen, und zwar mindestens bei der Begrüßung und Verabschiedung. störende Nebengeräusche wie Gespräche unter Kollegen oder klingelnde Telefone sind zu vermeiden, um sicherzustellen, dass das Telefonat dem Redakteur eine gewisse Exklusivität zeigt. Nebenbei Kaffeetrinken oder gar Kaugummikauen sind ein absolutes Tabu.

Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor ist die eigentliche Gesprächsführung. Ein vorbereiteter Leitfaden erleichtert dies. Gezielte und auf den Punkt gebrachte Informationen über die zu kommunizierenden Botschaften sind gefragt. Journalisten haben zumeist wenig Zeit und sind froh, wenn sie kurz und knapp über das Thema informiert werden. Trotz eines durchdachten Gesprächsleitfadens nehmen Gespräche bisweilen einen unvorhergesehenen Verlauf. An dieser Stelle ist es wichtig, das tatsächliche Informationsbedürfnis des betreffenden Redakteurs zu erkennen und sich darauf individuell einzustellen.

Im Anschluss an die Telefonate sorgt der zeitnahe personalisierte Versand der Pressemitteilung, per E-Mail oder auch per Fax, vielfach dafür, dass die Medienvertreter sich mit der Pressemitteilung auseinandersetzen und vor allem den Zusammenhang zu dem Telefonat herstellen. Damit wird ein hoher Wiedererkennungseffekt für die weiterführenden Kontakte zu den jeweiligen Gesprächspartnern geschaffen.

Ein Reporting und die entsprechende Evaluation bilden die Grundlage für den weiteren strategischen Einsatz künftiger PR-Maßnahmen. Grundsätzlich gilt: Regelmäßig gepflegte Kontakte zu den Medienvertretern garantieren eine dauerhafte, vertrauensvolle und auf Glaubwürdigkeit beruhende Zusammenarbeit zwischen Journalisten und PR-Agenturen.

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