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Rezension: Zeitmanagement und Selbstorganisation mit Outlook

11.Januar 2017 - Rezensionen -

Der Blick in Outlook ist alltäglich in unzähligen Büros das erste und oft auch das letzte To-do des Tages. Vor allem in größeren Unternehmen laufen Korrespondenz und Terminabstimmung oft standardmäßig über die Schaltzentrale Outlook.

Zeitmanagement-und-Selbstorganisation-in-Outlook

In ihrer kompakten Einführung „Zeitmanagement und Selbstorganisation mit Outlook“ verspricht das Autoren-Duo Irina Stobbe und Armin Wuttke, die Leser dabei zu unterstützen, ihre Korrespondenz, Termin- und Aufgabenplanung nicht bloß quasi reaktiv zu verwalten, sondern ihr Outlook so anzupassen, dass es eine echte Zeitersparnis für den eigenen Arbeitsalltag mit sich bringt. Die Autoren, die beide als Microsoft-Office-Trainer arbeiten, schreiben: „Sie erfahren, welche Grundeinstellungen in Outlook Sie in Ihrer Arbeit am besten unterstützen, wie Sie Ihre E-Mail-Flut bewältigen, Ihre Kontakte sinnvoll verwalten, Ihre Termine möglichst mühelos organisieren oder mit Outlook effektiv im Team und mit externen Partnern zusammenarbeiten.“

In insgesamt sieben Kapiteln erhält der Leser auf kompakten 280 Seiten Tipps und Tricks, die vor allem einsteigerfreundlich, leicht verständlich und an Hand vieler Screenshots erklärt werden. Längere Kapitelabschnitte, wichtigere Tipps und besondere Hinweise für Administratoren sind dabei in eigens markierten Kästen zusammengefasst und hervorgehoben. Am Ende jedes Kapitels erwarten die Leser schließlich auch einige Übungsaufgaben, an Hand derer Sie das Erlernte praktisch ausprobieren und umsetzen können.

  • Das erste Kapitel bietet einige einführende Gedanken rund um die Themen Selbstorganisation, Zeitmanagement und Work-Life-Balance. Die elementaren Bestandteile des Outlook-Hauptfensters und wichtige Grundeinstellungen erklären die Autoren kurz und bündig.
  • Im zweiten Kapitel geht es zunächst um die Verwaltung der Mails. Die Autoren erklären, wie Sie Mail-Vorlagen erstellen, eine Autokorrektur oder Nachverfolgung einrichten und wie Sie aus Mails direkt Aufgaben erzeugen. Auch die Einrichtung von Schnellbausteinen, mit denen Sie jederzeit auf oft benötigte Textpassagen zugreifen können sowie der Nutzen von Mail-Optionen, mit denen sich beispielsweise Abstimmungen direkt per Mail organisieren lassen, erläutern sie detailliert.
  • Im umfangreichsten dritten Kapitel liegt der Fokus vor allem darauf, wie Sie systematisch Ordnung in die Informationsfülle bringen können. Stobbe und Wuttke stellen verschiedene Methoden vor, wie Sie die Ordnerstruktur am zielführendsten auf das eigene Unternehmen ausdifferenzieren. Auch der Nutzen der Kategorien, einige Beispiele von Quick-Steps, die Einrichtung eines Archivs und verschiedene Ansichts-Formatierungen werden vorgestellt. Ein eigener Abschnitt widmet sich auch der Einrichtung von E-Mail-Regeln, durch deren Filter und Vorsortierung sich in der Tat sehr viel Zeit sparen lässt.
  • Im vierten, fünften und sechsten Kapitel geht es in ähnlicher Manier weiter. Der Fokus der Autoren liegt hier auf der Organisation und Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben. Wie auch in den vorherigen Kapiteln stellen sie jeweils zunächst die angezielten Vorteile für ein verbessertes Zeitmanagement vor. Es folgen die wichtigsten Basics für Einsteiger und schließlich auch eine Erklärung weniger bekannter Lösungen und Features.
  • Im letzten Kapitel finden Sie eine Anleitung zum Aktivieren und Einsetzen von Makros sowie eine Erklärung zum Programmieren und Individualisieren von Outlook mittels Visual Basic for Application (VBA). In diesem Kapitel sollten die Leser sich allerdings nicht vor Programmier-Codes scheuen, um in den Genuss der vorgeschlagenen Anpassungen zu kommen.

Fazit

„Zeitmanagement und Selbstorganisation mit Outlook“ von Irina Stobbe und Armin Wuttke ist eine solide Einführung für alle, die ihre Arbeit mit Outlook optimieren und mittels individueller Anpassungen im Büroalltag Zeit sparen wollen.

Bezüglich des Aufbaus und des Layouts, wirkt der Ratgeber sehr leserfreundlich und übersichtlich. Wichtige Tipps oder Warnhinweise fallen durch spezielle Markierungen schnell ins Auge.

Alle Erläuterungen sind praxisnah und lassen sich an Hand einer Vielzahl von Screenshots und Bildern leicht nachvollziehen und umsetzen.

 

Autorin: Annette Reus

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Ein Beitrag von Aufgesang-Team



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