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Pressemitteilungen verbreiten – von der „Snail-Mail“ zur modernen Online-PR

22.Juni 2009 - Public Relations -

In einer unserer letzten Agentursitzungen kamen wir darauf zu sprechen, dass wir uns mittlerweile im 10. Jahr unserer Agenturgeschichte befinden – da fängt man an zurückzublicken: Wie sah PR eigentlich vor zehn Jahren aus? Und was hat sich verändert?

An einem konkreten Beispiel lassen wir die Entwicklung Revue passieren: Was hat sich bei der Verbreitung von Presseinfos verändert?

Wir erinnern uns noch gut an Tage, an denen man stundenlang vor dem Faxgerät stand und Pressemitteilungen verschickte. Per Hand, versteht sich.

Mittlerweile gibt es – Internet sei Dank – viele mehr oder weniger schnelle und kostengünstige Kanäle, Pressemitteilungen zu verbreiten. Doch welche sind das neben Fax eigentlich? Und was ist noch „up to date“?

WWW revolutioniert auch die PR – E-Mail löst Fax und Post ab

In Deutschland wurde am 2. August 1984 die erste Internet-E-Mail von Werner Zorn, einem Mitarbeiter der Uni Karlsruhe, empfangen. Es handelte sich um eine Grußbotschaft einer US-amerikanischen Kommunikationsplattform für Wissenschaftler (Quelle: Wikipedia). Mit dieser technologischen Revolution begann langsam aber sicher auch der „Siegeszug“ der modernen PR.

Klare Vorteile der E-Mail gegenüber dem Fax sind – nicht nur im Hinblick auf Pressemitteilungen – ihre Schnelligkeit, die bessere Verarbeitungsmöglichkeit für Journalisten und die geringeren Kosten durch Einsparen von manuellen Tätigkeiten und natürlich Porto.

Spam – leidiger Nachteil der Digitalisierung von Kommunikation

Doch wir werden auch im Jahr 2009 noch häufig von Kunden angesprochen, ob denn ein Versand ihrer Pressemitteilungen per Post nicht sicherer sei. Das ist natürlich keine grundsätzlich überflüssige Frage, denn seit 2007 lassen sich mehr als 90 Prozent des weltweiten E-Mail-Aufkommens auf Spam zurückführen (Quelle: Wikipedia). Sicher besteht daher auch das Risiko, dass einmal eine Pressemitteilung im Spam-Filter eines Redakteurs landet. Dies kann man jedoch vermeiden, indem man einfache Regeln beachtet.

Zurück zur „Schneckenpost“?

Nicht nur bei Kunden, sondern auch bei manchen Unternehmen ist der Glaube an Presseversand per Post ungebrochen: Über ein eher ungewöhnliches Geschäftsmodell berichtete Siegfried Hirsch im PR-Blog von Klaus Eck im Januar 2005: "Revolution im Mediendienst – Pressemitteilung per Post an 4850 Redaktionen schicken". Aha, es gab da also einen Dienst, der es Kunden vereinfachten wollte, ihre Pressemitteilungen postalisch an viele Tausende (!) Empfänger zu versenden.

Es stellt sich aber auch die Frage, ob dies wirklich nötig und sinnvoll ist. Sicher ist es bei diesem Vorgehen eher wahrscheinlich, dass eine per Post versendete Pressemitteilung ihren Empfänger erreicht. Aber teurer als E-Mail-Versand diese Versandart allemal, und langsam noch dazu.

Was mag so etwas kosten? Leider konnte ich bei meiner Recherche diese Frage nicht beantworten. @Klaus Eck: Wissen Sie mehr?

E-Mail-Versand – in 2009 längst PR-Standard

Fakt ist: Der Versand von Pressemitteilungen per E-Mail gehört heute zum allgemeinen PR-Standard und wird auch von den meisten Journalisten gewünscht. Verständlich, denn sie erhalten wichtige Infos so schneller, direkt vor ihren Augen auf dem Bildschirm und können sie digital besser weiterverarbeiten. Beim E-Mail-Versand sind dann noch das entsprechende Format (HTML oder Plaintext) und die Frage „Anhänge – ja oder nein?“ zu beachten.

Wer ganz sicher gehen will und über entsprechende (Zeit-)Kapazitäten verfügt, fragt vorher seine wichtigsten Redaktionskontakte, wie diese am liebsten Pressemitteilungen erhalten möchten. Immer noch wollen einige Medien, darunter auch Redaktionen des Axel Springer Verlages, Presseinfos per Fax erhalten. Hier sollten sich PR-Leute als Dienstleister gegenüber den Journalisten sehen und diese mit ihrem Lieblingsformat bedienen.

Newsdienste vereinfachen digitale Verbreitung

Ergo: Auch Kommunikatoren müssen klassische PR-Maßnahmen wie die Verbreitung von Pressemitteilungen an die neuen Technologien anpassen, um bei ihren Dienstleistungen – als Agentur oder dem eigenen Unternehmen gegenüber – erfolgreich zu bleiben. Dazu gehört auch die Verbreitung von Pressemitteilungen über professionelle Online-Newsdienste.

Der in Deutschland wohl bekannteste Dienstleister dürfte die dpa-Tochter newsaktuell sein. Der Kunde – das Unternehmen oder die Agentur – schickt Pressemitteilungen per Internet (Webdesk) an newsaktuell, die dann wiederum die Infos an die jeweils relevanten Medien per Newsticker verbreiten. Diese Dienstleistung ist bei newsaktuell in ihren Grundzügen bereits seit Gründung im Jahr 1989 nutzbar. Auch andere Unternehmen wie zum Beispiel Business Wire bieten die professionelle Verbreitung von Presseinfos und Multimediadateien wie Videos weltweit an.

Mediendatenbanken helfen bei Verteilerselektion

Doch bei der Nutzung des Nachrichtendienstes per Satellit beziehungsweise News-Ticker können Auftraggeber nicht genau angeben, welche Redaktionen sie im Detail mit ihrer Pressemitteilung erreichen möchten. Abhilfe schafft eine umfangreiche, immer aktuelle Journalisten-Datenbank. Hier bieten sich Mediendatenbank-Anbieter wie Zimpel, Stamm oder seit August 2005 auch der Mediatlas von newsaktuell an.

Zu Beginn waren die Kontaktdaten der Journalisten noch in Buchform erhältlich, später wurden auch CD-Roms mit den Daten angeboten, die regelmäßig (quartalsweise) aktualisiert wurden. Mittlerweile bietet z.B. Zimpel auch eine Online-Datenbank an, über die angemeldete Nutzer selbst recherchieren können. Die Nutzung dieser (Online-)Datenbanken ist grundsätzlich kostenpflichtig, erleichtert aber die PR-Arbeit ungemein und ist daher für die Erstellung hochwertiger, aktueller Presseverteiler für den E-Mail-Versand nahezu unerlässlich.

Online-PR: Presseportale unterstützen Suchmaschinenoptimierung

Um den Ansprüchen der Journalisten als wichtige Multiplikatoren gerecht zu werden, stellen PR-Spezialisten Pressemitteilungen zudem seit einigen Jahren vermehrt in Presseportale wie openpr.de oder prcenter.de ein. In solchen, teilweise kostenlosen, Portalen recherchieren Journalisten gezielt nach aktuellen Pressemitteilungen, Hintergrundinfos von Unternehmen und auch nach geeigneten Pressebildern. Zudem unterstützt eine Online-Veröffentlichung von Mitteilungen auch die Auffindbarkeit der Meldungen bei Google und Co.

RSS-Feeds, Blogs und Social Web

Etwa Mitte der 2000er wurden von Seiten der PR erste Versuche unternommen, RSS-Feeds (Really Simple Syndication) zur Verbreitung von Pressemitteilungen zu nutzen. Hier ist die technische Seite neu, inhaltlich kommt der RSS-Feed aber einem Newsletter sehr nahe und wird daher eher selten im PR-Alltag eingesetzt.

Kommunikationskanäle der PR 2.0

Spätestens seit 2005 werden auch Blogs und Foren für die Streuung von Unternehmensinformationen diskutiert. Fest steht: Blognutzer sind „investigative Multiplikatoren“ (Quelle: Uni Leipzig) und sollten daher nicht in ihrer Kommunikationsstärke unterschätzt werden. Moderne Online-PR bezieht etwa seit Mitte der 2000er Blogger und Foren in die PR-Arbeit mit ein. Zumal die Betreiber dies oft ausdrücklich wünschen. Dabei ist aber ein besonderes Vorgehen bei ihrer Ansprache zu beachten. Andere nützliche Dienste wie Podcasts oder Vod(Video)casts eroberten zeitgleich die Kommunikationsbranche.

Ausblick

Und in Zukunft? Einiges ist mittlerweile Standard, anderes wird in der Kommunikationsbranche heiß diskutiert. Welchen Nutzen hat Twitter? Wie erreiche ich spezielle Zielgruppen mit Social Media? Und welche Rolle spielen Google, Bing (die neue Suchmaschine von Microsoft) und Co. in Zukunft bei der Verbreitung von Pressemitteilungen und der Ansprache von Multiplikatoren?

Wie sehen Sie die Zukunft der PR? Glauben Sie an eine Weiterentwicklung in Richtung PR 3.0 – und wie wird diese aussehen?

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Ein Beitrag von PR-Beraterin



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