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Pressearbeit mit myconvento: Der Kontakt im Zentrum

01.September 2014 - Software und Tools -

Der Kunde ist König. Und bei uns in der täglichen PR-Arbeit ist das irgendwie auch der Journalist. Mit  unserer neuen PR-Software myconvento – wir berichteten bereits – stehen die einzelnen Redakteure nun tatsächlich auch im Mittelpunkt des Geschehens. Wie wir mit myconvento aktives Beziehungsmanagement betreiben und welche Funktionen uns das System hierfür zur Verfügung legt, zeigen wir euch hier.

Das Aufbauen und Pflegen der Beziehung zu Journalisten ist im Agenturalltag oft nicht so einfach: Es haben mehrere Kollegen über unterschiedliche Kunden und unterschiedliche Themen mit ein und demselben Redakteur zu tun. Und manchmal ist der richtige Ansprechpartner beim Medium nicht zu erreichen und man spricht stattdessen mit dem stellvertretenden Redakteur. Nichts gegen die Arbeit der Kollegen und neue Kontakte; aber das Datenvolumen, das durch die alltägliche Pressearbeit entsteht, ist enorm.

Datenchaos statt Beziehungsmanagement

Bis vor kurzem haben wir diese Daten in unterschiedlichen Excel-Tabellen je Kunde je Presseaktion gesammelt. Eine kurze Nachfrage bei den entsprechenden Kollegen und wir wussten, in welcher Tabelle wir die Kontakte finden und was es zu beachten gilt. Aber Kunden gehen und mit ihnen wandern die Dokumente ins Archiv. Auch Kollegen können gehen und mit ihnen ihr Wissen aus sämtlichen Gesprächen. Von der Umständlichkeit dieser Methode wollen wir gar nicht erst sprechen – was für ein Zeitverlust!

Kontakte pflegen und verwalten

Seit letztem Jahr nutzen wir die relationale Datenbank von myconvento. Unsere persönlichen Kontakte sammeln wir in der sogenannten MyBase. Innerhalb dieses Pools pflegen wir alle Kontakte, die wir zum Beispiel in Gesprächen oder auf Veranstaltungen gesammelt haben. Wir versehen sie in hierfür vorgesehenen Feldern mit Daten und Notizen. Wie ist der Redakteur zu erreichen? Welche Website bzw. Social-Media-Accounts pflegt er? Wie soll er angesprochen werden? Wo hat wer ihn kennengelernt? All diese Informationen bringen wir in myconvento unter, bis wir schließlich ein ganzes Personenprofil haben.

Die Kontakte lassen sich im zweiten Schritt verschiedenen Rollen zuordnen. Schließlich kann ein Journalist mehrere Funktionen innehaben – Redaktionsleitung bei der Frankfurter Allgemeinen, freier Autor beim Spiegel und vielleicht noch Beirat im Deutschen Journalisten-Verband. Indem wir den Kontakten verschiedene Rollen zuordnen, stellen wir sie gleichzeitig mit den einzelnen Medien in Verbindung.

Informationsprofile aufbauen und profitieren

Des Weiteren fügen wir die Kontakte verschiedenen Verteilern und Versandlisten hinzu. Treten wir mit einem der Redakteure in Kontakt, können wir unmittelbar eine Aktion anlegen. Wir halten fest, über welchen Weg wir mit dem Journalisten kommuniziert haben (E-Mail, Telefonat, Meeting…),  zu welchem Thema bzw. aus welchem Grund wir Kontakt aufgenommen haben, und was Inhalt des Gesprächs war. Ist unser Kontakt beispielsweise an regelmäßigen Pressemitteillungen zum Thema „Taxi“ interessiert, taggen wir ihn im Anschluss mit diesem Begriff. Legt einer unserer Kollegen zukünftig eine neue Versandliste zu diesem Thema an, ist unser Kontakt über die gezielte „Und/Oder-Suche“ leicht auffindbar. Auch, ob der Journalist an Gastbeiträgen interessiert ist oder wie unkompliziert bzw. umständlich die Abwicklung erfolgt, halten wir im System zu dieser Person fest.

Noch viele weitere Daten können wir den Journalisten zuordnen: Events, Aufgaben, Clippings und ganze Dateien. Damit werden die Redakteure und Journalisten strahlender Mittelpunkt der PR-Arbeit.

Übrigens: Auch Redakteure aus der großen Datenbank (PressBase) lassen sich zum Beispiel für Redaktionsgespräche ins Zentrum der Medienarbeit rücken – mit einem einfachen Klick können wir sie in die MyBase importieren.

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