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Outlook-Integration von myconvento mit dem Office Connector

17.Februar 2015 - Software und Tools -

Wie aufmerksame Leser unseres Blogs wissen, nutzen wir für unser Kontaktmanagement die webbasierte PR-Software myconvento. Wir berichteten bereits darüber, wie wir unsere Kontakte pflegen, Verteiler aufbauen, Presseinformationen versenden oder das Mandantenmanagement nutzen.
Zu einem guten CRM gehört, dass zu jedem Kontakt eine vollständige Kontakthistorie verfügbar ist, was die E-Mail-Korrespondenz selbstverständlich mit einschließt. Diese Möglichkeit bietet der Office Connector von myconvento, der die Integration von Microsoft Office in die Software erlaubt. In diesem Beitrag stellen wir einige ausgewählte Funktionen des Office Connectors vor und zeigen wie das Tool unsere Kommunikation mit unseren Kontakten aus der MyBase erleichtert.

E-Mails einlesen & schreiben

Der Office Connector vereinfacht das Aufzeichnen von Kommunikationsverläufen: Stehen wir beispielsweise mit einem Kunden zu einem Projekt in Kontakt oder führen Redaktionsgespräche, ist es wichtig, dass alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Informationsstand sind.
Mit dem Office Connector dokumentieren wir die Kommunikation lückenlos, indem wir E-Mails direkt aus Outlook in die MyBase importieren und dem entsprechenden Kontakt zuordnen. Jeder im Team kann so unter dem Reiter „Aktion“ des Kontakts den Verlauf der vollständigen Kontakthistorie nachvollziehen.

Außerdem erlaubt uns das Tool, E-Mails in Outlook zu schreiben. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Wege: Erstens, über das Anlegen einer neuen Aktion im Kontakt und zweitens per Klick auf das Briefsymbol neben der hinterlegten E-Mail-Adresse in der Kontaktübersicht.

  • Mit dem Öffnen einer neuen Aktion „E-Mail in Outlook schreiben“ erscheint das Outlook-Dialogfenster „neue E-Mail-Nachricht“. Ist die Nachricht an den ausgewählten Kontakt verfasst und versendet, wird diese im Aktionsverlauf gespeichert. Auf diese Weise geht auch der von uns aufgesetzte Schriftverkehr nicht verloren und ist für jeden abrufbar.
  •  Der zweite Weg eine Nachricht aus myconvento zu versenden – der Klick auf das Briefsymbol – öffnet ebenfalls das Outlook-Fenster „neue E-Mail-Nachricht“. Diese Option birgt jedoch einen entscheidenden Nachteil: Die versendete E-Mail wird nicht direkt unter den kontaktspezifischen Aktionen gespeichert. Soll die Nachricht unter den Aktionen des Kontaktes erscheinen, muss diese manuell importiert werden.

Bounced E-Mails einlesen

Darüber hinaus bietet der Office Connector die Möglichkeit, „Bounced E-Mails“ aus Outlook einzulesen. Mithilfe dieser Funktion halten wir unsere Datenbank frei von harten Bounces, das heißt von nicht zustellbaren E-Mail-Adressen. Jeder Benutzer kann eine unzustellbare Adresse eines Kontakts in das System einlesen. Diese wird dann für die E-Mail-Kommunikation und für weitere Versände gesperrt. Der Vorteil: Der Kontakt bleibt mit seinen restlichen Details unverändert in der MyBase bestehen. Erhalten wir zu einem späteren Zeitpunkt eine neue gültige E-Mail-Adresse, ist diese mit wenigen Handgriffen hinzugefügt.

Fazit: Übersichtliche Kontakthistorien und einfache Datenpflege

Der Office Connector bietet einige Vorteile für das tägliche Kontaktmanagement: Durch die Integration von Microsoft Office können wir direkt aus dem Webbrowser Outlook E-Mails versenden und in myconvento importieren. Dies ermöglicht es, eine vollständige und übersichtliche Kontakthistorie zu führen. Mit der Option Bounced E-Mails einzulesen pflegen wir unsere Kontakte und halten die Unzustellbarkeitsraten gering.

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Ein Beitrag von Sandra Schütz



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