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Collaboration-Software für die perfekte Kampagnen-Organisation im Online-Marketing

31.Januar 2019 - Featured, Gastbeiträge -

Durch eine immer größer werdende Spezialisierung im Online-Marketing gewinnt auch das Zusammenspiel unterschiedlicher Experten und virtueller Teams zunehmend an Bedeutung. Kampagnen müssen nicht nur innerhalb einer Online-Abteilung, sondern auch mit anderen Ressorts und Fachabteilungen koordiniert werden. Zusätzlich zur Inhouse-Mannschaft werden im Rahmen einer Kampagne häufig noch externe Dienstleister, Agenturen oder Freelancer involviert. Diese designen Visuals, produzieren Texte, pflegen Inhalte ins CMS ein oder beraten unterstützend – über mehrere Standorte verteilt. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr eure Online-Marketing-Kampagnen in Zukunft optimal plant und „Re: FYI: FWD: Re: Re:“ sowie „projekt_neu_v5_endgültig.xls“ aus der Kampagnen-Koordination verbannt.

Projektmanagement im Online Marketing

Mit dem richtigen Collaboration-Tool die vorhandenen Ressourcen um 30 Prozent steigern

Bei Kanal-übergreifenden Online-Kampagnen ist das gesamte digitale Know-how gefragt. Von SEO- und SEA-Expertise über Social Media und Display-Advertising bis hin zum E-Mail- und Affiliate-Marketing sowie der Webanalyse. Deadlines, Budgets und Erwartungen müssen gemanagt und alle Beteiligten orchestriert werden. Doch das heißt in der Praxis oft: Unzählige Mails, überlange Status-Meetings und ausufernde Excel-Tabellen – also genau die falschen Werkzeuge, um Kollaboration erfolgreich umzusetzen.

Bei einem Blick auf die aktuellsten Trends im Online-Marketing findet man eine Menge fachspezifischer Themen: Voice Search, Featured Snippets, Messenger-Marketing oder Personalisierung. Das Thema mit dem größten Potenzial hingegen – das Management, also die Zusammenarbeit untereinander – wird links liegen gelassen und ignoriert. So werden eine Menge Steine gestapelt und dabei ganz vergessen, das Schloss zu bauen.

In eurem Tagesgeschäft läuft es ähnlich ab? Das könnt ihr schnell ändern! Mit der richtigen Collaboration-Software (zum Beispie factro, Trello oder Asana) wird eure nächste Kampagne auch organisatorisch zum Erfolg. Das passende Tool und drei einfache Basics reichen bereits aus, um kollaborative Strukturen zu schaffen und eure vorhandenen Ressourcen um bis zu 30 Prozent zu steigern.

3 Basics um eure Kampagnen-Prozesse zu entstauben

 

1) Kommunikations-Chaos vermeiden – alles in einem Tool

Das Management von Online-Marketing-Kampagnen erfordert extrem viel Planung und Zusammenarbeit. Anstatt für Abstimmungen und Status-Aktualisierungen E-Mails, Slack-Chats oder Excel-Dokumente zu verwenden, sollte die Kommunikation zentral über ein Tool erfolgen. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder im Team über alle Fortschritte informiert wird und weiß, was als Nächstes getan werden muss.

 

factro: Aufgabenüberblick

 

  • Klare Verantwortlichkeiten – ohne das Delegieren von Aufgaben über Verteiler
  • Aufgabenbezogene Kommunikation – ohne „E-Mail-Zusammenfassungen“, in denen sich mehrere Aufgaben verstecken, die von verschiedenen Personen zu erledigen sind
  • Abgestimmte Prioritäten und Timings – ohne alle Mails und Chat-Nachrichten auf Wichtigkeit zu prüfen und Rückfragen zu stellen
  • Die neuesten Kommentare auf einen Blick erkennen – ohne Nachrichten detektivisch durchforsten zu müssen, weil der größte Teil aus automatisch angehängten Signaturen besteht.

2) Externe Dienstleister in den Arbeitsablauf integrieren

Kampagnen-Management bedeutet auch, mit Agenturen, Designern und anderen externen Parteien zusammenzuarbeiten. Diese sollen zwar an den richtigen Stellen im Projekt involviert werden, ohne ihnen direkt den Schlüssel ins eigene Königreich zu geben. Genau hierfür haben viele Collaboration-Tools die Funktion, (kostenlose) Gastnutzer mit eingeschränkten Rechten einzubinden.

Ein smartes Feature, um Agenturen Zugang für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu geben. Externe Mitarbeiter können so die für sie relevanten Informationen einsehen, Aufgaben kommentieren, Dokumente hinzufügen und Checklistenpunkte abhaken, aber keine neuen Aufgaben anlegen oder Verantwortung übernehmen.

 

Kanban Ansicht aus dem Projektmanagement-Tool factro

 

Auf diese Weise kann die gesamte Kommunikation aufgabenbezogen und transparent erfolgen – ohne mit Drittparteien auf separate Weise, zum Beispiel per E-Mail, arbeiten zu müssen. Außerdem sehen alle Beteiligten direkt, woran gerade und wie lange gearbeitet wird. Optimal, um die Erwartungen zwischen Agentur und Kunde zu managen und bei Bedarf direkt Feedback zu geben.

 

3) Mit Kampagnen-Vorlagen massiv Zeit sparen

The same procedure as every year, James. Ob Karneval, Fußball-WM oder Black Friday – die meisten Marketing-Kampagnen wiederholen sich in regelmäßigen Abständen. Wenn ihr oft die gleichen Schritte und To-dos für eure Kampagnen erledigen müsst, könnt ihr sie in einem Collaboration-Tool bequem als Vorlage mit entsprechenden Aufgaben und zeitlichen Abhängigkeiten, Beschreibungstexten sowie Checklisten abspeichern: Landingpage aufbauen, Visuals briefen, Google-Ads-Anzeigentexte erstellen, Facebook-Postings vorbereiten, Mailings konzipieren und und und.

So spart ihr bei der Kampagnen-Planung in Zukunft massiv Zeit, vergesst keine wichtigen Schritte und etabliert echte Standards im Online-Marketing. Und das unabhängig davon, ob es Neuzugänge im Team gibt oder die Agentur gewechselt wurde. Mit einsatzfertigen Vorlagen könnt ihr die Aufgaben einfach verteilen und direkt loslegen.

 

Projektstrukturbaum factro

 

Der eigentliche Clou kommt aber noch: Bei jeder euer Kampagnen könnt ihr die neu gewonnenen Erkenntnisse in eure Vorlage einbauen. Auf diese Weise vermeidet ihr, dieselben Fehler zu wiederholen und könnt euren Kampagnen-Plan für das nächste Mal optimieren. Retrospektiven und Lessons Learned können also direkt übernommen werden.

Let‘s collaborate: Tool wählen und im Team starten!

Worauf wartet ihr noch? Im Web gibt es verschiedene (auch kostenlose) Collaboration-Tools, die unterschiedliche Stärken und Vorteile mitbringen. Wichtig ist: Nicht jedes Tool passt in jede Organisation. Hierbei hängt es stark davon ab, worauf ihr im Online-Marketing Wert legt.

  • Usability: Mit welchem Tool kommt euer Team am besten zurecht?
  • Datenschutz: Ist für euch ein deutscher Server-Standort wichtig?
  • Funktionsumfang: Benötigt ihr zum Beispiel „Zeiterfassung“ und „projektübergreifende Dashboards“?
  • Support: Habt ihr gerne greifbare Ansprechpartner oder reichen FAQs?
  • Schnittstellen: Welche Schnittstellen sind für euch zwingend notwendig?

Als Inspiration für den schnellen Einstieg gibt es hier eine Kurzvorstellung drei der bekanntesten Collaboration-Tools. Wenn ihr ein Tool bei euch einführen wollt, testet am besten mehrere Programme vorher in einem kleinen Team. Schaut, womit ihr am besten klarkommt und was euch bei der Planung, Organisation und Steuerung von Online-Marketing-Kampagnen optimal unterstützt:

factro

Vorteile: Nachteile:
+ Leicht verständlich trotz großem Funktionsumfang – Fehlende Schnittstellen (aktuell nur CSV-Export und Outlook-Synchronisation)
+ Unbegrenzt und kostenlos Gastnutzer einladen – Erst ab 3 Nutzer buchbar
+ 100 Prozent Software made in Germany – Kein Handbuch

Trello

Vorteile: Nachteile:
+ Unterstützt Kanban-Technik optimal – Kleiner Funktionsumfang: zum Beispiel keine Zeiterfassung und keine projektübergreifenden Ansichten
+ Individualisierbare Boards – Gastnutzer sind kostenpflichtig
+ Schneller Einstieg ins Programm – Kein persönlicher Support

Asana

Vorteile: Nachteile:
+ Diverse Schnittstellen – Server-Standort in den USA
+ Auf dem Smartphone sehr gut nutzbar – Gastnutzer sind kostenpflichtig
+ Personalisierbare Hintergrundbilder und zusätzliche Gimmicks zur Motivation – Für größere Projekte nur bedingt geeignet

Über den Gastautor

Niels Kindl von der SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG Niels Kindl verantwortet bei der Bochumer SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG das Digitale Marketing. In seinen bisherigen beruflichen Stationen als Experte für Online-Marketing, Data Analytics und Customer Engagement – unter anderem bei MEDIMAX, METRO Deutschland und IBM iX – hat er Projektmanagement und Collaboration in all seinen Facetten kennengelernt. Sein Motto: „Entscheidend ist nicht, was bereits erledigt wurde, sondern was noch getan werden muss.“

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