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Messekommunikation – Pressearbeit für Fortgeschrittene

01.September 2008 - Public Relations -

Quelle: pixelio.de

Messen bieten einem Unternehmen optimale Voraussetzungen zu effektiver Pressearbeit. Die Aufmerksamkeit der Medien ist in der Regel groß und alle relevanten Redaktionen sind vor Ort vertreten. In persönlichen Gesprächen, Pressekonferenzen und Präsentationen lassen sich detaillierte Informationen vermitteln, vorhandene Kontakte intensivieren und neue knüpfen. Wie Sie sich optimal vorbereiten und den Ansprüchen der Journalisten gerecht werden, verrät dieser Beitrag.

Eine Messeteilnahme ist mit immensen Kosten und einem beträchtlichen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Wählen Sie nur die Messen aus, die in sinnvoller Beziehung zur eigenen Branche stehen und eine gewisse Relevanz besitzen – also ausreichend Interesse und Besucher erwarten lassen. Auch die Teilnahme der wichtigsten Konkurrenz macht den eigenen Auftritt unerlässlich. Bis Messebeginn sollte noch ausreichend Zeit vorhanden sein, um alles gründlich zu planen und organisieren. Einen Überblick über alle Messen weltweit können Sie sich beispielsweise unter www.fairguide.com verschaffen.

Vorankündigung

Überprüfen Sie Ihren vorhandenen Presseverteiler. Sind alle relevanten Medien mit den richtigen Ressorts vertreten? Müssen Daten aktualisiert oder hinzugefügt werden?
Eine gute Ergänzung kann Ihnen der Messeveranstalter selbst liefern. Etwa zehn Wochen vor Veranstaltungsbeginn lässt sich dort eine Liste der Medienvertreter erfragen, die auf der Messe anwesend sein werden.
Achten Sie auf die unterschiedlichen Redaktionsschlüsse der einzelnen Medien und lassen Sie ihnen rechtzeitig eine Pressemitteilung mit der Ankündigung Ihrer Messeteilnahme zukommen. Geben Sie darin einen Überblick über die vorgestellten Produkte, eine Terminübersicht sowie eine Standortbeschreibung.
Ein Eintrag in den Messeführer ist ebenfalls empfehlenswert. Dieser kann direkt mit der Anmeldung zur Messe beim Veranstalter in Auftrag gegeben werden. Erkundigen Sie sich in dem Zuge am besten auch, ob weitere Messe-Veröffentlichungen geplant sind, und senden Sie den interessanten Redaktionen ebenfalls Ihre Informationen zu.

Einladungen

Etwa drei Wochen vor der Veranstaltung wird es Zeit, ausgewählte Journalisten (und auch andere Gäste) zusätzlich persönlich zu einem Messebesuch und/oder der geplanten Pressekonferenz einzuladen. Die richtige Form dafür ist ein Brief, der das Themenangebot und die möglichen Vorteile des Besuches (wie beispielsweise die Vorführung neuer Techniken) erläutert. Nennen Sie auch die vorgesehenen Ausstellungsstücke und weitere Höhepunkte. Eine genaue Standortbeschreibung ist ebenfalls wichtig, genau wie die Zeiten, in denen die jeweiligen Ansprechpartner auf dem Stand zur Verfügung stehen.
Weitere unpersonalisierte Einladungen können zu Beginn der Messe in den Fächern des Pressezentrums ausgelegt werden, um auch die Journalisten zu informieren, die Sie bislang nicht in Ihrem Verteiler erfasst hatten.
 

Die Messe-Pressemappe


Die Messe-Pressemappe beinhaltet im Wesentlichen die Informationen, die auch in der Standard-Pressemappe vorhanden sind. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch auf den Themen der Messepräsentation. So sind beispielsweise die Messe-Presseinformation sowie ein Ablaufplan der Messe-Pressekonferenz und die einzelnen Rede- und Vortragsmanuskripte beizufügen. Wichtig ist es, Pressemappen in ausreichender Zahl auf dem Messestand vorrätig zu haben um allen interessierten Journalisten ein Exemplar aushändigen zu können.

Presse-Gespräche

Bei persönlichen Gesprächen mit besonders wichtigen oder interessierten Journalisten auf Ihrem Messestand sollten – je nach thematischer Ausrichtung – alle Ansprechpartner verfügbar sein (z.B. Chef, Techniker, Entwickler etc.), um die anstehenden Fragen kompetent und umfassend beantworten zu können. Bei Bedarf kann so auch eine individuelle Präsentation der neuen Produkte, Dienstleistungen oder Techniken durchgeführt werden. Bereiten Sie sich und alle weiteren Teilnehmer gut auf alle eventuell aufkommenden Fragen vor. Beantworten Sie diese geduldig und ausführlich. Falls weiteres Interesse signalisiert wird, vermerken Sie, welche Informationen dem Journalisten nach Ablauf der Messe zugesandt werden sollen. So intensivieren Sie den Kontakt und erhöhen die Chancen auf eine Berichterstattung.

Betreuung der Journalisten

Es kann vorkommen, dass Journalisten Ihren Stand unangekündigt besuchen. Aber auch geladene Pressevertreter benötigen im Anschluss an eine Pressekonferenz manchmal noch weitergehende Informationen. Gut gerüstet für solche Anfragen sind Sie, wenn ausreichend Informationsmaterial auf dem Stand vorhanden und permanent mindestens ein umfassend informierter Ansprechpartner persönlich verfügbar ist. Im Optimalfall werden die Journalisten während der gesamten Messe von ein und derselben Person betreut.

Tipp: Nutzen Sie gerade die Besuche bislang unbekannter Journalisten dazu, einen langfristigen Kontakt aufzubauen. Es ist sinnvoll, das genaue Interessengebiet und weitere relevante Informationen aus dem Gespräch zu dokumentieren. Den Überblick behalten Sie, wenn Sie diese in Stichpunkten direkt auf der Visitenkarte notieren. So kommt nach Ablauf der Messe nichts durcheinander.

Die Messe-Pressekonferenz

In Messezeiten sind die Terminkalender der Journalisten noch voller als im normalen Tagesgeschäft.  Veranstalten Sie daher nur dann eine Pressekonferenz, wenn Sie etwas Herausragendes zu bieten haben. Andernfalls wird es entweder an Publikum mangeln, oder Sie verärgern schlimmstenfalls sogar einige der Teilnehmer.
Die Pressekonferenz kann direkt am Stand durchgeführt werden – wenn dieser genügend Platz bietet. Alternativ sind auf dem Messegelände in der Regel geeignete Räumlichkeiten verfügbar, die Sie anmieten können.
Führen Sie eine Besucherliste, um zu überprüfen, welche der eingeladenen Journalisten anwesend waren. Diesen können Sie im Nachhinein noch einmal weiterführende oder abschließende Informationen zukommen lassen. Den nicht erschienenen können Sie zusätzlich eine Dokumentation der Pressekonferenz zusenden.

Messeauswertung

In den Wochen nach Abschluss der Messe ist eine umfangreiche Medienbeobachtung empfehlenswert, um alle erscheinenden Berichte dokumentieren zu können. So haben Sie nicht nur eine Erfolgskontrolle Ihrer Arbeit,  auch mögliche „Fehler“ in der Berichterstattung bleiben nicht unbemerkt. In diesem Falle – oder auch bei negativer Resonanz – können Sie ganz gezielt das Gespräch mit den entsprechenden Journalisten suchen. Dabei gilt es, ruhig und sachlich Fehler zu korrigieren, Missverständnisse auszuräumen und die möglichen Folgen für Ihr Unternehmen darzustellen.
Eine Dokumentation und Auswertung kann zudem dabei helfen, den nächsten Messeauftritt zu optimieren und sich noch gezielter auf die zu erwartenden Anforderungen vorzubereiten.

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Ein Beitrag von PR-Beraterin



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