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Die Pressemappe – umfassende Informationen für Medienvertreter

28.November 2008 - Public Relations -

Um langfristige, kontinuierliche Pressearbeit zu betreiben, stoßen Sie mit einzelnen Pressemitteilungen früher oder später an Grenzen. Hintergrundinformationen, Interviews, Bildmaterial – all dies können ein oder zwei A4-Seiten nicht transportieren. Abhilfe schafft der Aufbau einer Pressemappe. In ihr sind alle wichtigen Informationen über ein Unternehmen oder eine Organisation gebündelt. Doch was gehört in eine Pressemappe? Und in welcher Form bieten Sie sie am besten an?

Die grundsätzliche Aufgabe einer Pressemappe ist das Angebot von Hintergrundinformationen für interessierte Redakteure. Der Umfang an Informationsmaterial ist erheblich größer als der einer reinen Pressemitteilung und ermöglicht die Darstellung eines Unternehmens oder speziellen Angebots im Gesamtzusammenhang.

Während Messen, vor Beginn einer Pressekonferenz oder auf Presse-Events bietet die Pressemappe den Journalisten die Möglichkeit, sich einen umfassenden Überblick über das Unternehmen und dessen aktuelle Themen zu verschaffen. Aber auch die Anfrage eines interessierten Redakteurs ist der richtige Anlass, um ein Exemplar zu versenden. Was die Form angeht, kann eine Pressemappe sowohl digital als auch in gedruckter Version zur Verfügung gestellt werden.
 

Inhalt und Aufbau der Pressemappe

Neben der aktuellen und den zwei bis drei vorhergehenden Pressemitteilungen gehört ein Backgrounder zur Grundausstattung einer Pressemappe. Er umfasst in der RegeI drei bis vier Seiten und beinhaltet allgemeine Hintergrundinformationen, die es zu Ihrem Unternehmen gibt. Dazu gehören beispielsweise die Unternehmensgeschichte, ein Überblick über die Branche, die Vorstellung des eigenen Angebotes, das Herausstellen der Alleinstellungsmerkmale oder ein Ausblick auf die neuesten Entwicklungen.

Weiterer sinnvoller Bestandteil ist ein Factsheet, das alle wichtigen Unternehmensdaten übersichtlich auf einer Seite A4 präsentiert. Neben dem Jahr der Firmengründung, dem Unternehmenssitz und der Mitarbeiterzahl nennen Sie hier die Namen der Geschäftsführer und listen Ihre „Kernleistungen“ auf.

Ergänzend lassen sich Interviews hinzufügen, in denen der Geschäftsführer oder ein anderer leitender Mitarbeiter über Unternehmensziele, Umstrukturierungen oder eine geplante Neuausrichtung Auskunft gibt. Über die reine Vermittlung von Fakten hinaus dient ein Interview auch zur Darstellung der Unternehmerpersönlichkeit und fungiert als Sammlung von Zitaten, auf die Redakteure bei der Erstellung ihrer Beiträge zurückgreifen können.

Je nach Unternehmensgröße und -beschaffenheit kann die Pressemappe zudem aktuelle Fakten und Geschäftszahlen, Produktblätter und Portraits von Führungspersönlichkeiten enthalten. Nicht zuletzt bietet sie Platz für Bildmaterial. Neben Fotos können dies auch veranschaulichende Grafiken sein. Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert den Journalisten die Orientierung.

Überladen Sie Ihre Pressemappe jedoch nicht. Kontaktdaten, Backgrounder, Factsheet und die aktuellen Pressemitteilungen gehören in jedes Exemplar. Alle weiteren Materialien werden je nach Anlass, Anfrage oder aktuellem Thema individuell zusammengestellt.
 

Die gedruckte Pressemappe

Vorteil einer gedruckten Pressemappe: der Adressat kann sie in den Händen halten. Sie ist also direkt greifbar, präsent und vor allem sofort nutzbar. Zumindest wer Pressekonferenzen oder Veranstaltungen durchführt, zu denen er Journalisten einlädt, wird auf sie kaum verzichten können. Stellen Sie die Inhalte jedoch zusätzlich in digitaler Form zur Verfügung – im Online-Pressebereich oder als CD-ROM. Das erleichtert die Übernahme von Texten und Bildern erheblich.

Die wichtigsten Informationen gehören ganz vorne in die Mappe, um die größte Aufmerksamkeit zu erlangen. Komfortabel für die Journalisten ist zudem ausreichender Weißraum für Notizen. Neben den Inhalten ist auch die Gestaltung der Pressemappe nicht zu vernachlässigen. Im Optimalfall entsprechen Farben und Design denen des Unternehmens. Die einzelnen Dokumente sollten einen identischen Grundaufbau aufweisen.

Gedruckte Pressemappen lassen sich zudem mit kleinen Extras bestücken, die einen Nutzwert für die Journalisten haben. Ob Kugelschreiber mit Firmenlogo oder ein USB-Stick mit Bilddaten – mit solchen Beigaben ziehen Sie verstärkt die Aufmerksamkeit auf sich.

Im Gegensatz zur digitalen Pressemappe sind die Kosten für die Herstellung einer gedruckten Variante jedoch verhältnismäßig hoch. Gerade bei geringen Stückzahlen kommen so schnell einige Euro pro Exemplar zusammen. Und ändern sich Inhalte wie Kontaktdaten oder Logodesign, besteht keine Möglichkeit zur Änderung der bereits gedruckten Materialien. Dann ist eine Neuauflage fällig.
 

Die digitale Pressemappe

Die klassische, gedruckte Pressemappe wird zunehmend durch Presse-CDs oder Online-Angebote ersetzt. Die digitale Version bietet schließlich ganz entscheidende Vorteile: Texte und Bilder können direkt von den Redaktionen übernommen und weiterverarbeitet werden. Die Möglichkeiten zur Informationsvermittlung sind zudem wesentlich größer, denn auch multimediale Inhalte wie Videos und Animationen sind präsentierbar. Nicht zuletzt lassen sich die Inhalte schnell und kostengünstig aktualisieren und anpassen.

Allerdings bietet diese Form auch Nachteile, denn die enthaltenen Informationen sind nur mit Hilfe eines PCs oder Notebooks nutzbar. Auf Messen oder bei Pressekonferenzen und -events empfiehlt es sich daher, die digitale Pressemappe lediglich ergänzend zur gedruckten anzubieten.

Bieten Sie neben den gängigen Inhalten der klassischen Pressemitteilung zusätzlich das Unternehmenslogo als Grafikdatei an. Um die Handhabung für die Journalisten möglichst einfach zu gestalten ist es zudem wichtig, dass alle E-Mail-Adressen verlinkt sind und alle weiteren gesetzen Links auch wirklich funktionieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Mediums aus und illustrieren Sie die Texte direkt mit den entsprechenden Bildern. Zusätzlich sollten diese jedoch auch in druckfähiger Auflösung (300 dpi) vorhanden sein. Stellen Sie sicher, dass alle Texte in Dateiformaten vorliegen, die sich editieren lassen. Zudem haben multimediale Inhalte nur dann einen Nutzen, wenn deren Formate auf allen Rechnersystemen funktionieren.

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Ein Beitrag von PR-Beraterin

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