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Den Überblick behalten: Redaktionsgespräche mit myconvento führen

13.November 2014 - Software und Tools -

Bei unserer täglichen PR-Arbeit sind wir auf reibungslose Prozesse und einen guten Kommunikationsfluss im Team angewiesen. Unsere Redaktionsgespräche führen wir aus diesem Grund mit der professionellen PR-Software myconvento. Welche Vorteile das System bietet, wie wir unsere Gespräche effizient verwalten und nachhaltig für den Kunden aufbereiten, zeigen wir Ihnen hier.

Den Überblick zu behalten, wenn mehreren Kollegen Redaktionsgespräche führen, ist nicht einfach: Wer hat mit welchen Redakteur kontaktiert? Wann fand das Telefonat statt? Was war der Inhalt des Gesprächs? Wie wird der Kunde über die Ergebnisse der Aktion informiert? Alles Fragen, die sich ergeben, wenn keine Lösung existiert, mit der eine saubere und unmittelbare Dokumentation möglich ist.

Redaktionsgespräche verwalten und aufbereiten

Für uns ist essenziell, dass jeder Kollege jederzeit nachvollziehen kann, wann ein Gespräch stattgefunden hat und was dessen Inhalt war. Mit myconvento haben wir eine Lösung gefunden, die uns bei minimalem Zeitaufwand einen maximalen Nutzen bringt. Wir berichteten bereits über das Pflegen unseres Kontakt-Pools in der sogenannten MyBase von myconvento bzw. dem Erstellen von Personenprofilen und Anlegen von Verteilern.

Neben dem Eintragen von personenbezogenen Daten und Notizen können wir jedem Kontakt Aktionen zuordnen. Für jedes Redaktionsgespräch, das wir führen, legen wir im betreffenden Kontakt eine neue Telefonaktion an. Im sich öffnenden Fenster haben wir die Möglichkeit, Einzelheiten des Telefonats zu speichern: Ob Thema, Datum, Uhrzeit oder Notizen, alles lässt sich erfassen und unterstützt eine lückenlose Dokumentation sowie einen reibungslosen Kommunikationsfluss. Jedes Teammitglied hat  von überall Zugriff auf diese Daten und ist somit immer auf dem aktuellen Wissensstand. Wir wissen nun, welcher Redakteur sich für welches Thema interessiert. Dementsprechend landen unsere Presseinformationen direkt beim richtigen Ansprechpartner.

Auch unsere Kunden profitieren

Mit myconvento lassen sich Redaktionsgespräche nicht nur über die Aktionsfunktion Telefonat einfach und schnell dokumentieren, sondern auch Übersichten für den Kunden erstellen. Haben wir beispielsweise eine Reihe von Telefonaten zu einem bestimmten Thema abgeschlossen, nutzen wir in myconvento die Funktion, unsere Datensätze nach Excel zu exportieren. Mit wenigen Klicks generieren wir eine Übersichtstabelle, die alle gesammelten Ergebnisse der Aktion beinhaltet. Die Tabelle gliedern wir nach positiver, neutraler oder negativer Resonanz und erleichtern unserem Kunden somit den Überblick über die geführten Redaktionsgespräche.

Autorin: Sandra Schütz

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Ein Beitrag von Sandra Schütz

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