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8 Tipps für eine gelungene Messekommunikation

26.Oktober 2015 - Public Relations -

Die Messezeit ist im Herbst und Frühjahr in vollem Gange. Hier präsentieren sich viele Unternehmen ihren Kunden sowie einer Vielzahl von Journalisten. Ein Messeauftritt bietet diverse Kommunikationsmöglichkeiten: Er kann dabei helfen, Neukunden zu gewinnen, sein Image zu pflegen sowie auch Anlaufstelle für potenzielle Mitarbeiter sein. Damit Ihr Messeauftritt ein voller Erfolg wird und Sie auch langfristig von ihm profitieren, bedarf es im Vorfeld einer strukturierten Planung Ihrer Kommunikationsaktivitäten. Wie Ihnen dies gelingt, erfahren Sie in den folgenden 8 Tipps:2015_10_26_8_Tipps_für_eine_gelungene_Messekommunikation

1. Eigentlich klar: Wählen Sie die passende Messe für Ihr Unternehmen

Bei der Wahl der Messe sollten Sie darauf achten, dass die Messe in thematischer Verbindung zum eigenen Unternehmen steht, sie für Ihre Branche relevant ist und ausreichend Interesse bei Besuchern erzeugt.

2. Kündigen Sie Ihren Messeauftritt über eine Pressemitteilung an

Bevor Sie Ihre Pressemitteilung versenden, sollten Sie Ihre Presseverteiler nach Aktualität und Vollständigkeit überprüfen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Pressemitteilung alle wichtigen Informationen über Ihren Messeauftritt enthält. Was ist neu und berichtenswert? Dazu gehören die Vorstellung Ihrer Produkte, Ihre Standnummer sowie allgemeine Informationen zur Messe. Berücksichtigen Sie auch stets die Redaktionsschlüsse der Medien.

3. Informieren Sie sich beim Messeveranstalter über Messe-Redaktionen

Bei der Messeanmeldung erfolgt ein Eintrag in den Messeführer. Erkundigen Sie sich beim Veranstalter außerdem nach Messezeitungen, für die  Sie Artikel über Ihr Unternehmen beisteuern können. Viele Fachmedien berichten in Newslettern und Themenspecials über besondere Highlights. Nutzen Sie diese Kanäle auch wenn sie teilweise kostenpflichtig sind.

 4. Versenden Sie Einladungen an Kunden und Journalisten

Spätestens einen Monat vor Messebeginn sollten Sie Einladungen an ausgewählte Gäste verschicken. Achten Sie darauf, dass Ihre Einladungen möglichst personalisiert sind. Erfahrungsgemäß sind schriftliche Einladungen per Post effektiver, da vor allem Journalisten täglich eine Vielzahl von E-Mails erhalten und diese schnell untergehen. Ihre Einladung sollte folgende Punkte enthalten:

  • Themenangebot, Ausstellungsstücke, Highlights
  • Nutzen des Messebesuchs
  • Standortbeschreibung
  • Zeitliche Übersicht zur Verfügbarkeit der einzelnen Ansprechpartner
  • Angebot, einen Termin zu vereinbaren
  • Falls möglich: Personalisierte Eintrittskarte mitschicken

Rufen Sie vor Messebeginn ausgewählte Kunden und Journalisten an, von denen Sie noch keine Rückmeldung erhalten haben. Vereinbaren Sie mit ihnen Termine, um Ihren Messestand zu besuchen. Drei Tage vor Messebeginn sollten Sie Ihren Kunden sowie Journalisten per E-Mail einen Reminder mit allen Eckdaten zusenden.

5. Nutzen Sie Ihre Social-Media-Kanäle

Auch über Ihre Social-Media-Kanäle sollten Sie Ihren Messeauftritt ankündigen. Versorgen Sie Ihre Follower mit Bildern zu den Vorbereitungen der Messe, von Aktivitäten auf dem Messestand und interessanten Informationen über Ihre Produkt-Neuheiten.

6. Halten Sie ausreichend Informationsmaterial bereit

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Pressemappen und Informationsmaterial zu Ihren Produkten am Stand bereithalten. Buchen Sie ein Pressefach und bestücken Sie es mit guten Pressemappen. Legen Sie Ihrer Pressemappe Ihre aktuellen Pressemitteilungen und Ihr Unternehmensprofil bei. Stellen Sie einen guten Online-Pressebereich bereit und zeigen Sie in der Mappe, was dort alles zum Herunterladen zur Verfügung steht. Kein Journalist will Mappen schleppen! Werbeprospekte und Kataloge können Sie an Ihrem Stand auslegen – in einer Pressemappe haben diese nichts zu suchen.

7. Stellen Sie sicher, dass genügend Ansprechpartner am Messestand anzutreffen sind

Behalten Sie am Messestand Ihre Termine im Überblick und lassen Sie Kunden und Journalisten nicht warten. Um keine Gäste vertrösten zu müssen, sollten Sie genügend Ansprechpartner am Stand bereithalten. Während Gesprächen mit Journalisten und Interessenten notieren Sie die Interessen Ihres Gesprächspartners und den Verbleib, um weiteres Material zusenden zu können.

8. Agieren Sie auch nach der Messe

Am Messeabend veröffentlichen Sie gegebenenfalls den Erfolg. In den Wochen nach der Messe empfiehlt es sich, eine ausführliche Medienbeobachtung und -evaluation durchzuführen und Ihre Messekontakte zu pflegen: Senden Sie Stand-Besuchern eine E-Mail, die für den Besuch dankt und eventuelle Abschlussinformationen enthält. Anhand Ihrer Gesprächsnotizen ermitteln Sie, wem Sie noch Informationen liefern können. Gäste, die den Stand nicht besuchen konnten, erhalten eine Zusammenfassung per Mail mit allen Informationen und Bildern. Auch neu gewonnene Kontakte sollten Sie mit passgenauen Nachrichten versorgen.

Eine erfolgreiche Messe hängt vor allem mit Ihrer Messekommunikation zusammen. Es gibt viel zu beachten, aber mit der richtigen Vorbereitung können Sie bei Kunden, Journalisten und potenziellen Mitarbeitern einen positiven und kompetenten Eindruck hinterlassen und so Ihren Messetermin zu einem durchschlagenden Erfolg machen. Als zusätzliche Hilfe und Gedankenstütze können Sie auch unsere Checkliste für Messekommunikation zu Hilfe nehmen.

 

Autorin: Jessica Guntermann

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Ein Beitrag von Jessica Guntermann

Jessica Guntermann ist Junior Digital Communications Managerin bei Aufgesang und in den Bereichen PR und Social-Media-Advertising tätig. Jessica ist bereits seit 2015 bei Aufgesang. Sie hat zunächst ein drei-monatiges Praktikum im PR-Bereich absolviert, anschließend war sie weitere drei Monate als Aushilfe für den SEO-Bereich tätig. Im Februar 2016 begann sie ihr einjähriges Traineeship. Ihre Schwerpunkte liegen in der Online-PR sowie im Social-Media-Marketing. Zudem engagiert sie sich für den Marketing-Club-Hannover und erhält bei regelmäßigen Besuchen der Veranstaltungen neuen Input. In ihrer Freizeit betätigt Jessica sich gerne sportlich.

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