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6 Fehler, die beim Erstellen eines Presseverteilers entstehen

25.Oktober 2017 - Featured, Public Relations -

Ein stets aktueller und erstklassig recherchierter Presseverteiler ist die Basis für gelungene Pressearbeit. Denn eine Pressemeldung, die die falschen Journalisten erreicht, wird in den Medien keinen Anklang finden. Daher ist es wichtig, dass ihr viel Zeit in die Recherche und das fortlaufende Ausbauen und Aktualisieren eures Presseverteilers investiert. Damit eure nächste Presseaktion möglichst viele Veröffentlichungen generiert, solltet Ihr klassische Fehler vermeiden. Wir haben für euch die 6 häufigsten Fehler, die beim Erstellen eines Presseverteilers entstehen, zusammengefasst.

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1. Unterschätzen des Aufwands

Das Erstellen eines Presseverteilers kann je nach Branche und Mediengattung bis zu 10 Stunden in Anspruch nehmen. Die perfekte Vorbereitung ist das A und O für eine gelungene Presseaktion. Plant also ausreichend Zeit im Vorfeld ein beziehungsweise setzt den Zeitplan nicht zu knapp an. Es wäre schade, wenn eure Meldung aufgrund schlecht recherchierter Kontaktdaten in den Medien keinen Anklang findet.

2. Presseverteiler werden sporadisch oder gar nicht aktualisiert

Viele Unternehmen versenden aus Gewohnheit ihre Pressemeldungen an einen gleichbleibenden Verteiler. Häufig ignorieren sie Abwesenheitsnotizen, Unternehmensaustritte und Opt-Out-Wünsche. Letzteres führt häufig dazu, dass die Meldungen sofort im Spam-Ordner landen oder die Anzahl der Fehlermeldungen mit jedem Versand steigen. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Veröffentlichungen. Im Falle einer Abwesenheitsnotiz sendet ihr eure Mitteilung an den angegebenen Alternativkontakt. Wenn euer Ansprechpartner erst zwei Wochen später aus dem Urlaub kommt, interessiert sich im schlechtesten Fall niemand mehr für die Meldung. Ist ein Journalist nicht mehr für ein Medium tätig, fragt nach seiner Neubesetzung. Berücksichtigt ihr diese Hinweise, erreicht ihr auch tatsächlich alle Journalisten eures Verteilers und nicht nur 30 Prozent.

3. Volles Vertrauen in Datenbanken

Es gibt am Markt viele Anbieter, die alle die fehlerfreiesten, aktuellsten und vollständigsten Kontaktdaten von Journalisten versprechen. Unsere jahrelange Erfahrung mit verschiedenen Dienstleistern hat gezeigt, dass keine Datenbank diesem Anspruch gerecht werden kann. Wir plädieren daher dafür, die Ergebnisse der Datenbank-Recherche mit eigenständigen Recherchen, zum Beispiel über Google, abzugleichen und zu ergänzen. Prüft über die Google-News-Suche, welche Journalisten über euer Thema berichten und ergänzt diese in eurem Presseverteiler. Wiederholt vor jeder Verbreitung diesen Schritt, damit alle relevanten Kontakte eure Meldung erhalten. Ein weiterer Tipp: Nutzt News-Alerts für relevante Themen und wertet diese aus. Auf diese Weise identifiziert ihr immer wieder neue Redakteure, die ihr eurem Verteiler hinzufügen könnt.

4. Mehr ist mehr

Bei der Kontaktdaten-Anzahl gilt bei Presseverteilern grundsätzlich, dass ein 100-prozentig korrekter Kontakt mehr Wert ist als zehn halbherzig recherchierte. Seht davon ab, alle Journalisten eines Mediums eurem Presseverteiler hinzuzufügen – findet lieber DEN EINEN Journalisten für euer Thema. Ruft im Zweifel bei dem Medium an und fragt, welcher Kontakt der richtige ist. Letztendlich geht es beim Versenden von Pressemeldungen nicht darum, möglichst viele Journalisten zu erreichen, sondern möglichst viele qualitative Veröffentlichungen zu erzielen. Dennoch: Fügt bei jedem Medium, zusätzlich zum persönlichen Kontakt, eine alternative E-Mail-Adresse hinzu. So wird eure Mitteilung auch dann beachtet, wenn der eigentliche Kontakt unterwegs oder krank ist.

5. Unvollständige & falsche Anreden

Jeder von euch hat vermutlich schon einmal einen Brief, eine Einladung oder einen Newsletter mit einer falschen oder unvollständigen Anrede erhalten: Mal wird aus Maria Schneider ein Herr Schneider oder aus Herr Dr. Maier ein Herr Mayer. Die meisten empfinden falsche oder unvollständige Anreden als belanglos. Dennoch spiegelt eine richtige und vollständige Anrede eure Professionalität wieder und zeigt Respekt gegenüber einer Person. Überprüft daher die richtige Schreibweise und Vollständigkeit eurer Kontaktdaten.

6. Send to all
Journalisten erhalten jeden Tag dutzendweise E-Mails mit Pressemitteilungen oder Themenangeboten. Häufig sind nur wenige überhaupt relevant für den Redakteur. Überlegt vor einem Versand, ob das aktuelle Thema tatsächlich für alle Kontakte interessant ist. Wir empfehlen, den Verteiler zu segmentieren – etwa nach Themen oder Fachgebiet. Auf diese Weise könnt ihr Mitteilungen gezielter versenden und Redakteure sind dankbar, wenn sie eine E-Mail weniger bekommen.

Fazit

Beim Erstellen eines Presseverteilers können zahlreiche Fehler entstehen. Da er maßgeblich für den Erfolg einer Presseaktion verantwortlich ist, solltet ihr unbedingt unsere Hinweise beachten, um möglichst viele und qualitative Veröffentlichungen zu erzielen. Hier findet ihr nochmal unsere Tipps zusammengefasst:

  1. Plant genug Zeit für die Recherche ein.
  2. Aktualisiert euren Presseverteiler regelmäßig.
  3. Überprüft die Kontaktdaten aus eurer Datenbank.
  4. Recherchiert sorgfältig.
  5. Checkt die Schreibweise & Vollständigkeit.
  6. Wählt die Empfänger eurer Mitteilungen mit Bedacht.

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Ein Beitrag von Jessica Guntermann

Jessica Guntermann ist Junior Digital Communications Managerin bei Aufgesang und in den Bereichen PR und Social-Media-Advertising tätig. Jessica ist bereits seit 2015 bei Aufgesang. Sie hat zunächst ein drei-monatiges Praktikum im PR-Bereich absolviert, anschließend war sie weitere drei Monate als Aushilfe für den SEO-Bereich tätig. Im Februar 2016 begann sie ihr einjähriges Traineeship. Ihre Schwerpunkte liegen in der Online-PR sowie im Social-Media-Marketing. Zudem engagiert sie sich für den Marketing-Club-Hannover und erhält bei regelmäßigen Besuchen der Veranstaltungen neuen Input. In ihrer Freizeit betätigt Jessica sich gerne sportlich.

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